Szanowni Państwo, Centrum Bezpieczeństwa Informatycznego Radosław Szymaszek przygotowało dokumentację z zakresu ochrony danych w związku ze zbliżającym się początkiem roku szkolnego. Rozpoczynając nowy rok szkolny warto pamiętać, że jest to odpowiedni moment, aby zrealizować część obowiązków spoczywających na administratorze w związku
z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności w stosunku do rodziców lub opiekunów prawnych reprezentujących dzieci (niepełnoletnie), bądź uczniów pełnoletnich, jak również pracowników, którzy rozpoczęli pracę w szkole. Szczególnie istotne jest spełnienie obowiązku informacyjnego z art. 13 i art. 14 RODO, a także odebranie stosownych zgód na przetwarzanie danych osobowych oraz rozpowszechnianie wizerunku. Poniżej przedstawiono informacje odnoszące się do realizacji ww. obowiązków wraz z przykładowymi wzorcami dokumentów.
- Obowiązek informacyjny z art. 13 i art. 14 RODO realizowany w stosunku do rodziców lub opiekunów prawnych uczniów niepełnoletnich, bądź uczniów pełnoletnich
Obowiązek informacyjny to jeden z kluczowych obowiązków, który zakresem treściowym obejmuje szereg informacji. Fakt, iż na etapie postępowania rekrutacyjnego przekazano podmiotom danych informacje dotyczące m. in. administratora, celu przetwarzania danych, bądź podstawy dopuszczalności przetwarzania, nie oznacza, iż wraz z początkiem roku szkolnego szkoła nie ma obowiązku informować o innych czynnościach przetwarzania danych. Jako przykład należy wskazać – zgodnie ze stanowiskiem UODO zawartym w prezentacji dot. obowiązku informacyjnego w szkole – cel związany z realizacją zadań oświatowych (w tym prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej). Obowiązek informacyjny powinien być zrealizowany w przejrzysty i przystępny dla odbiorcy sposób. Realizacja obowiązku informacyjnego może przyjąć postać klauzuli informacyjnej stanowiącej załącznik nr 1.
- Przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody.
Znacząca część czynności przetwarzania danych osobowych w publicznej szkole lub
w publicznym przedszkolu znajduje oparcie w przepisach prawa (zasada legalizmu). Niemniej ww. jednostki organizacyjne mogą przetwarzać dane osobowe na podstawie zgód osób, których dane dotyczą (pełnoletnich uczniów, bądź rodziców lub opiekunów prawnych uczniów niepełnoletnich). Odbierając zgodę na przetwarzanie danych osobowych, administrator powinien jednocześnie spełnić obowiązek informacyjny. Jako przykład można wskazać klauzulę informacyjną przygotowaną na potrzeby organizacji konkursu szkolnego, stanowiąca załącznik nr 2.
- Stosunkowo często organizacja konkursu wiązać się będzie z jego promowaniem poprzez publikację zdjęć, bądź nagrań na stronie internetowej szkoły (lub w inny sposób prowadzący do rozpowszechniania utrwalonego wizerunku). Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku stanowi załącznik nr 3.
- Kontrola spełniania obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego, obowiązku szkolnego i obowiązku nauki.
Obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego – „Dziecko w wieku 6 lat jest obowiązane odbyć roczne przygotowanie przedszkolne w przedszkolu, oddziale przedszkolnym w szkole podstawowej lub w innej formie wychowania przedszkolnego” (art. 31 ust. 4 ustawy Prawo oświatowe);
Obowiązek szkolny – „Obowiązek szkolny dziecka rozpoczyna się z początkiem roku szkolnego w roku kalendarzowym, w którym dziecko kończy 7 lat, oraz trwa do ukończenia szkoły podstawowej, nie dłużej jednak niż do ukończenia 18. roku życia” (art. 35 ust. 2 ustawy Prawo oświatowe);
Obowiązek nauki – „Po ukończeniu szkoły podstawowej obowiązek nauki spełnia się przez: 1) uczęszczanie do publicznej lub niepublicznej szkoły ponadpodstawowej; 2) realizowanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, przygotowania zawodowego u pracodawcy” (art. 36 ust. 9 ustawy Prawo oświatowe); „Uczeń, który ukończył szkołę ponadpodstawową przed ukończeniem 18. roku życia, może również spełniać obowiązek nauki przez uczęszczanie do szkoły wyższej lub na kwalifikacyjne kursy zawodowe” (art. 36 ust. 12 ustawy Prawo oświatowe)”.
- Realizacja obowiązku informacyjnego w przypadku kontrolowania spełniania obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego stanowi załącznik nr 4.
- Realizacja obowiązku informacyjnego w przypadku kontrolowania spełniania obowiązku szkolnego stanowi załącznik nr 5.
- Realizacja obowiązku informacyjnego w przypadku kontrolowania spełniania obowiązku nauki.
Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy Prawo oświatowe to Gmina kontroluje spełnianie obowiązku nauki (a nie szkoła). Gmina jest zatem jednocześnie wierzycielem, jak i organem egzekucyjnym. Tym samym to ten podmiot będzie przetwarzać dane w celu kontrolowania spełniania obowiązku nauki przez młodzież, jako administrator. Realizacja obowiązku informacyjnego ciążyć będzie zatem na Gminie.
- Udostępnianie danych osobowych przez Gminę.
Proszę zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy Prawo oświatowe, „Wójt gminy (burmistrz, prezydent miasta) jest obowiązany przekazywać dyrektorom publicznych szkół podstawowych na obszarze gminy informacje o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci
i młodzieży w wieku 3-18 lat”. Tym samym szkoła nie jest zobowiązana do wnioskowania
o przekazanie danych. Obowiązek ten ciąży na Gminie i to ten podmiot powinien przekazać dane osobowe szkole z własnej inicjatywy.
- Ustalenie statusu administratora w związku z kontrolą i odraczaniem spełniania obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, obowiązku szkolnego i obowiązku nauki.
Obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego – wierzycielem jest szkoła podstawowa,
w obwodzie której mieszka dziecko (art. 33 ust. 2 ustawy Prawo oświatowe). Tym samym to ten podmiot będzie administratorem danych osobowych przetwarzanych w celu kontrolowania spełniania obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego. Gmina jest organem egzekucyjnym, a więc będzie administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku
z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym. Ustawa Prawo oświatowe nie przewiduje odroczenia spełnienia obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego w formie decyzji dyrektora publicznej szkoły podstawowej, w obwodzie której mieszka dziecko.
Spełnianie obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem, oddziałem przedszkolnym lub inną formą wychowania przedszkolnego – decyzję w tym zakresie podejmuje na wniosek rodziców właściwe publiczne, bądź niepubliczne przedszkole (administrator).
Spełnianie obowiązku szkolnego – wierzycielem jest szkoła podstawowa, w obwodzie której mieszka dziecko. Tym samym to ten podmiot będzie administratorem danych przetwarzanych
w celu kontrolowania spełniania obowiązku szkolnego.
Odroczenie spełniania obowiązku szkolnego – „Dyrektor publicznej szkoły podstawowej,
w obwodzie której dziecko mieszka, na wniosek rodziców, odracza rozpoczęcie spełniania przez dziecko obowiązku szkolnego o jeden rok szkolny” (art. 36 ust. 4 ustawy Prawo oświatowe)
– zatem to publiczna szkoła podstawowa będzie administratorem danych przetwarzanych w celu wydania decyzji o odroczeniu spełniania obowiązku szkolnego.
Spełnianie obowiązku nauki – zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy Prawo oświatowe, gmina kontroluje spełnianie obowiązku nauki przez młodzież zamieszkałą na terenie tej gminy.
Klauzula informacyjna – przesłanka przepis prawa
KLAUZULA INFORMACYJNA
Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L. z 2016r. Nr 119, s.1 ze zm.) – dalej: „RODO” informuję, że:
1. Administratorem Państwa danych jest Szkoła Podstawowa im. mjr. Henryka Dobrzańskiego
„Hubala” w Jankowej, mieszcząca się pod adresem 38-350 Bobowa, Jankowa 37, tel. 781976629 – zwana dalej „Administratorem”.
2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: inspektor@cbi24.pl.
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji zadań oświatowych, dydaktycznych, wychowawczych, zagwarantowanie dziecku bezpieczeństwa oraz wypełnianiu obowiązku dotyczącego uzupełniania i prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej.
4. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. g) RODO. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze wynika z przepisów:
– ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe;
– ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty;
– aktów wykonawczych do ww. ustaw, w tym rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Podanie danych jest wymogiem ustawowym. Osoba, której dane dotyczą jest zobowiązana do ich podania. Niepodanie danych skutkować będzie niemożnością realizacji celu przetwarzania.
5. Państwa dane mogą zostać przekazane podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, a także podmiotom zewnętrznym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w szczególności dostawcą dziennika elektronicznego, zewnętrznej obsłudze IT, inspektorowi BHP, podmiotą dostarczającym rozwiązań hostingowych.
6. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres pobierania nauki w szkole, a następnie przez okres niezbędny do archiwizacji dokumentacji.
7. Ma Pan/Pani prawo:
– dostępu do swoich danych osobowych;
– sprostowania nieprawidłowych danych;
– żądania usunięcia danych, o ile znajdzie zastosowanie jedna z przesłanek z art. 17 ust. 1 RODO;
– żądania ograniczenia przetwarzania danych.
8. Ma Pan/Pani prawo złożenia skargi na niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa.
